I. La bonne tenue du dossier individuel

L’article 18 de la loi n°83 – 634 du 13 juil­let 1983 por­tant droits et oblig­a­tions des fonc­tion­naires mod­i­fiée pose le principe : «le dossier du fonc­tion­naire doit com­porter toutes les pièces intéres­sant la sit­u­a­tion admin­is­tra­tive de l’intéressé, enreg­istrées, numérotées et classées sans dis­con­ti­nu­ité» (A) et ses lim­ites : «il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonc­tion­naire, de même que dans tout doc­u­ment admin­is­tratif, des opin­ions ou des activ­ités poli­tiques, syn­di­cales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé» (B).

A/​La présen­ta­tion des élé­ments devant être con­tenus dans le dossier

Les élé­ments devant être con­tenus dans le dossier peu­vent avoir un car­ac­tère per­ma­nent ou tem­po­raire (4). Les pièces ayant un car­ac­tère per­ma­nent sont les doc­u­ments essen­tiels au suivi de la car­rière. Elles sont à con­server de l’entrée en fonc­tion de l’agent jusqu’à sa radi­a­tion des cadres. Il s’agit des doc­u­ments relat­ifs au recrute­ment de l’agent (con­cours, liste d’aptitude, cer­ti­fi­cat attes­tant de la nation­al­ité, copie des diplômes, bul­letin n°2 du casier judi­ci­aire …), des doc­u­ments relat­ifs à la rémunéra­tion (arrêté de NBI…), les doc­u­ments relat­ifs à la car­rière de l’agent (relevés de nota­tion annuelle, avis de la CAP, avance­ment de grade, d’échelon …), les doc­u­ments relat­ifs à la for­ma­tion (attes­ta­tion de for­ma­tion, deman­des de for­ma­tion refusées à l’agent …), les doc­u­ments relat­ifs à la dis­ci­pline (dossier dis­ci­plinaire, arrêtés por­tant sanc­tion sauf l’avertissement qui ne doit pas être porté au dossier de l’agent…) et les doc­u­ments relat­ifs à la ces­sa­tion de fonc­tions (dossier de pen­sion, radi­a­tion des cadres, démis­sion …). Le dossier médi­cal fait l’objet d’un classe­ment à part. Tous ces doc­u­ments doivent être enreg­istrés chronologique­ment par ordre d’arrivée, numérotés (il con­vient de don­ner à ces pièces un numéro de classe­ment) et classés sans dis­con­ti­nu­ité (5). Un classe­ment par thème est pos­si­ble. Les pièces ayant un car­ac­tère tem­po­raire sont celles qui intéressent la sit­u­a­tion admin­is­tra­tive de l’agent dans un délai lim­ité. Leur con­ser­va­tion n’est pas néces­saire. Il s’agit, par exem­ple, d’une demande d’autorisation d’absence, d’une attes­ta­tion de sco­lar­ité, du dou­ble des bul­letins de paye ou encore de la noti­fi­ca­tion du change­ment d’adresse. Ces doc­u­ments peu­vent être numérotés dans une série annuelle et ver­sés aux archives ou détru­its dès lors qu’ils n’offrent plus d’intérêt pour la sit­u­a­tion admin­is­tra­tive de l’agent (6).

B. Les élé­ments pro­hibés dans le dossier

Le principe posé par la loi est qu’il est inter­dit de faire état dans le dossier d’un fonc­tion­naire des opin­ions ou des activ­ités poli­tiques, syn­di­cales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé. Cer­taines infor­ma­tions pour­ront être con­tenues dans le dossier lorsque l’agent en demande le béné­fice. Ainsi, par exem­ple, l’attribution d’une décharge d’activité syn­di­cale, un congé de for­ma­tion syn­di­cale ou encore une demande d’autorisation pour par­ticiper à une fête religieuse seront autant d’éléments devant fig­urer dans le dossier. L’agent donne son accord implicite pour que ces pièces soient portées à son dossier. Ces pièces doivent aussi être enreg­istrées, numérotées et classées sans dis­con­ti­nu­ité. En revanche, et bien évidem­ment, aucune appré­ci­a­tion sur la manière dont l’agent exerce sa fonc­tion syn­di­cale ne doit être men­tion­née dans le dossier (7).

II. La con­sul­ta­tion du dossier

Tout fonc­tion­naire a accès à son dossier indi­viduel (A) selon des modal­ités définies par la loi (B) (8). A. Le droit à com­mu­ni­ca­tion du dossier L’agent béné­fi­cie d’un droit per­ma­nent d’accès à son dossier. Ce droit peut être exercé dans le cadre des procé­dures prises en con­sid­éra­tion de la per­sonne (licen­ciement, le non renou­velle­ment d’un con­trat lorsqu’il est jus­ti­fié par l’insuffisance pro­fes­sion­nelle de l’agent …) ou dans le cadre de la procé­dure dis­ci­plinaire (9), mais aussi à tout moment. Ce droit peut donc être exercé à tout moment et en dehors des cas lim­i­ta­tive­ment prévus par la loi. Ainsi, à titre d’exemple, la déci­sion de refus de tit­u­lar­i­sa­tion à l’issue d’un stage n’a pas être précédée de la pos­si­bil­ité d’informer l’agent de son droit à cette con­sul­ta­tion. Mais l’agent peut avoir com­mu­ni­ca­tion de son dossier en appli­ca­tion de son droit indi­viduel d’accès aux doc­u­ments admin­is­trat­ifs et donc de son dossier indi­viduel (10). Ce droit ne s’applique jamais pour les doc­u­ments inachevés comme les doc­u­ments pré­para­toires à la déci­sion. Et, l’administration n’est pas tenue de don­ner suite aux deman­des répétées por­tant sur des doc­u­ments iden­tiques (11) ni aux deman­des abu­sives, en par­ti­c­ulier par leur nom­bre, leur car­ac­tère répéti­tif ou sys­té­ma­tique (12).

En outre, con­cer­nant le dossier médi­cal, depuis l’entrée en vigueur de la loi n°2002 – 303 du 4 mars 2002 rel­a­tive aux droits des malades et à la qual­ité du sys­tème de santé «toute per­sonne a accès à l’ensemble des infor­ma­tions con­cer­nant sa santé, détenues, à quelque titre que ce soit, par des pro­fes­sion­nels et étab­lisse­ments de santé». Il est main­tenant pos­si­ble d’accéder à ces infor­ma­tions directe­ment ou par l’intermédiaire d’un médecin. B. La procé­dure de con­sul­ta­tion du dossier par l’agent L’agent doit for­muler une demande auprès de son admin­is­tra­tion. Il est préférable que cette demande soit écrite mais il n’est pas utile de jus­ti­fier les motifs de la demande (13). La con­sul­ta­tion est organ­isée dans les locaux de l’administration ou bien les pho­to­copies des pièces demandées peu­vent être adressées à l’agent s’il se trouve dans l’impossibilité de se déplacer.

1. La con­sul­ta­tion du dossier dans les locaux de l’administration

La con­sul­ta­tion du dossier peut avoir lieu dans les locaux de l’administration. La com­mu­ni­ca­tion doit être inté­grale : toutes les notes, feuilles sig­nalé­tiques et tous autres doc­u­ments doivent être com­mu­niqués. La com­mu­ni­ca­tion est per­son­nelle et con­fi­den­tielle : seul l’agent ou son représen­tant muni d’une procu­ra­tion peut avoir accès à son dossier L’agent peut tou­jours se faire accom­pa­g­ner par une per­sonne de son choix (14). L’administration peut faire émarger et dater l’agent. L’agent a la fac­ulté de join­dre, en annexe, toute pièce ou com­men­taire per­son­nel s’agissant des doc­u­ments pou­vant avoir une con­séquence sur son avance­ment ou sa car­rière qui men­tion­neraient une appré­ci­a­tion (15).

2. L’envoi des copies des pièces à l’agent

L’agent peut deman­der l’envoi des pho­to­copies des pièces à con­di­tion de les désigner nom­i­na­tive­ment et sous réserve que la repro­duc­tion ne nuise pas à la con­ser­va­tion du doc­u­ment (16). Les copies sont délivrées en un seul exem­plaire aux frais de l’agent.

Con­cer­nant le dossier dématéri­al­isé : L’article 18 préc­ité mod­i­fié par la loi n°2009 – 972 du 3 août 2009 a pré­cisé que «dans des con­di­tions fixées par décret en Con­seil d’Etat pris après avis de la Com­mis­sion nationale de l’informatique et des lib­ertés, le dossier du fonc­tion­naire pourra être géré sur sup­port élec­tron­ique». Le pro­jet de décret soumis à l’examen du CSFPT le 29 sep­tem­bre 2010 com­porte deux titres. Le titre Ier déter­mine les principes généraux de ges­tion du dossier sur sup­port élec­tron­ique, tan­dis que son titre II pré­cise les con­di­tions d’accès de l’agent à son dossier, lorsqu’il est géré sur sup­port élec­tron­ique. Dès lors que ce pro­jet n’est pas encore entré en vigueur, il n’est pas encore pos­si­ble de met­tre en place un dossier dématéri­al­isé. Cette rubrique n’a que la mod­este ambi­tion de vous informer briève­ment sur les règles qui te sont applic­a­bles dans l’exercice de tes fonc­tions sur une thé­ma­tique donnée.

(1) Fonc­tion­naires et agents non tit­u­laires, de l’Etat et de la fonc­tion publique territoriale

(2) CAA Paris, 96PA00186, du 12 octo­bre 2000, Mme MON­TEIL BARROULIER

(3) Arti­cle 18 de la loi n°83 – 634 du 13 juil­let 1983 por­tant droits et oblig­a­tions des fonc­tion­naires modifiée

(4) Cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981

(5) CAA Paris, 96PA00186, du 12 octo­bre 2000, Mme MON­TEIL BARROULIER

(6) Cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981 précitée

(7) CE 189318 du 27 sep­tem­bre 2000 Roca

(8) Arti­cle 18 de la loi n°84 – 53 du 16 jan­vier 1984 por­tant dis­po­si­tions statu­taires rel­a­tives à la fonc­tion publique ter­ri­to­ri­ale modifiée

(9) Arti­cle 19 de la loi n°83 – 634 du 13 juil­let 1983 por­tant droits et oblig­a­tions des fonc­tion­naires modifiée

(10) Arti­cle 2 de la loi 78 – 753 du 17 juil­let 1978 por­tant diverses mesures d’amélioration des rela­tions entre l’administration et le pub­lic et diverses dis­po­si­tions d’ordre admin­is­tratif, social et fis­cal modifiée

(11) Cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981 précitée

(12) Arti­cle 2 de la loi 78 – 753 précitée

(13) Cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981 précitée

(14) Avis CADA du 24 sep­tem­bre 1981 Lamberti

(15) Cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981 précitée

(16) cir­cu­laire FP 1430 du 5 octo­bre 1981